Amélioration continue de service – saison 2015

Chère cliente, cher client,

À partir des résultats du sondage 2015 auquel nous vous remercions d’avoir répondu, nous vous présentons les actions entreprises pour vous offrir la meilleure expérience.

Les principales mesures :

1/ Diminuer le temps d’attente :

Une personne de l’accueil sera dédiée au tri rapide des clients. Les clients seront ainsi plus rapidement dirigés vers la bonne ressource.

Plus d’employés seront disponibles à la réception pour mieux vous servir. Nous avons engagé plus d’employés à la réception afin de couvrir encore mieux la période la plus achalandée de la journée, soit de 16h à 20h.

Une machine à numéro informatisée à la réception permettra aussi des optimisations.

Les plages horaires des rendez-vous seront retravaillées afin de diminuer le temps d’attente avant le rendez-vous. Des zones tampons placés durant la journée permettront d’absorber les retards potentiels.

2/ Renforcer le programme de formation de nos employés

Le programme de formation de nos employés de la réception a été largement approfondi.  Les employés saisonniers seront engagés une semaine plus tôt afin de suivre cette formation exigeante.

Les employés de la réception porteront une insigne les identifiant ce qui facilitera le suivi des commentaires.

Un mini-sondage anonyme du service à l’accueil sera effectué au moment du dépôt des documents.

3/ Réduire les délais de traitement des dossiers sans rendez-vous (pour les déclarations simples)

Les délais de traitement seront encore réduits grâce à des changements de procédure interne.

Pour vous faire gagner du temps, vous pouvez aussi :

• déposer votre dossier au bureau en dehors de la période la plus achalandée (qui est de 16h à 20h) et avant le 15 mars.

• préparer vos questionnaires avant de vous présenter en utilisant la version la plus récente sur notre site web

• préparer vos documents en ouvrant toute enveloppe et en plaçant les documents ouverts et à plat.

• déposer votre dossier par la poste au lieu de venir en personne

Toute l’équipe se joint à moi pour vous remercier de votre confiance.

Nicolas Godbout

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