Cet article est offert en collaboration avec Me Sam Tardif Malek, avocat en droit des affaires.
Lorsqu’un entrepreneur entend incorporer son entreprise, il décide parfois de compléter le processus seul, sans l’assistance d’un conseiller d’expérience. Malheureusement, la plupart du temps, ce scénario favorise un processus d’incorporation irrégulier, incomplet ou truffé d’erreurs facilement évitables.
Après une douzaine d’années à pratiquer ce métier, je constate que parmi ces erreurs, il y en a trois qui surviennent constamment. Notez que ces erreurs ou irrégularités ne sont pas irréversibles, elles peuvent être corrigées, mais les efforts et les coûts associés à la correction de celles-ci peuvent être aussi couteux (sinon plus) que l’incorporation elle-même.
Je suis conscient de prêcher pour ma paroisse en conseillant aux entrepreneurs de se faire assister par un professionnel lors du processus d’incorporation, mais si un entrepreneur insiste tout de même pour procéder seul, voici les trois erreurs les plus fréquemment commises et comment les éviter.
1 – Omettre d’insérer un capital-actions
Bien que cette insertion ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé de déposer une description d’un capital-actions détaillé afin de pourvoir aux besoins futurs (et parfois immédiat) des actionnaires de la société par actions. À défaut d’ajouter un tel capital-actions, le capital-actions de votre entreprise sera composé d’une seule catégorie d’actions, limitant ainsi les possibilités d’émettre des actions privilégiées par exemple. L’ajout ultérieur d’un capital-actions détaillé requiert une modification de l’acte constitutif, ce qui implique l’adoption d’une résolution spéciale (2/3 des voix) des actionnaires, la production de statuts de modification au gouvernement et l’émission d’un certificat de modification. Autrement dit, cela implique des frais additionnels.
2 – Inscrire un nombre fixe d’administrateurs
Je remarque que les entrepreneurs inscrivent souvent le nombre fixe d’administrateurs désirés au jour de l’incorporation. Ceci fait en sorte qu’il faudra, encore une fois, modifier les statuts de la société (voir le processus ci-dessus) si jamais nous devons modifier le nombre d’administrateurs (une situation très fréquente). Ainsi, dans plusieurs cas, il est plus pratique d’insérer une fourchette, c’est-à-dire un nombre minimal et maximal d’administrateurs, nous donnant ainsi une plus grande flexibilité advenant un changement en cours de route (ex. : minimum 1, maximum 10).
3 – Ignorer l’organisation juridique
Ce dernier point survient non pas durant le processus d’incorporation, mais immédiatement après. En effet, l’incorporation (et l’immatriculation) n’est qu’une étape, car une fois le certificat de constitution délivré, il faut organiser la société. L’organisation juridique inclut l’approbation du règlement intérieur, l’émission d’actions aux premiers actionnaires, l’élection des administrateurs, la nomination des dirigeants, la détermination de l’année financière, la préparation des registres corporatifs, etc. Omettre d’adresser cette étape dès le début ne fait qu’augmenter l’effort et les coûts nécessaires ultérieurement. En fait, en raison des nombreux changements corporatifs et opérationnels qui auront eu lieu au cours des années, plus l’on attend, plus l’analyse, la rédaction et la correction des résolutions organisationnelles seront complexes.
Évidemment, ceci ne représente qu’un bref échantillon des erreurs qui peuvent être commises durant ce processus, mais elles semblent être les plus fréquentes. Mentionnons qu’il faut également s’assurer qu’une société incorporée sous le régime fédéral ne serait pas plus appropriée, et qu’il y a des restrictions sur les transferts d’actions et autres dispositions qu’il faut adresser afin de respecter certaines exigences législatives.
À propos de l’auteur de cet article :
« Me Sam Tardif Malek œuvre principalement dans le domaine du droit des affaires. Son expérience et son expertise s’étendent de la simple organisation corporative aux fusions, ventes et acquisitions d’entreprises en passant par la rédaction de divers contrats commerciaux. Ayant desservi une clientèle d’affaires provenant de la petite, moyenne et grande entreprise ainsi que des particuliers dirigeants et actionnaires depuis le début de sa pratique, Me Malek est en mesure de bien comprendre les besoins et les inquiétudes des gens du milieu des affaires lui permettant ainsi de mieux les guider et les accompagner à travers les diverses étapes de leur cheminement. »
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